Project in control… rationeel of emotioneel?

Je projectorganisatie staat. De rollen zijn gedefinieerd. De processen en planning zijn vastgelegd. Je stuurgroep is geformeerd en je bent van mening dat alles gereed is om het gewenste resultaat te creëren. En toch loopt het niet naar wens….

Voor jou als projectmanager of contractmanager is dit wellicht herkenbaar. Een van onze klanten heeft een openbare aanbesteding uitgeschreven voor het beheer en onderhoud van haar gebouwen. Ze heeft naar goed gebruik een project startup georganiseerd: Samen met de gelukkige winnaar van de aanbesteding spreken ze door wat het uiteindelijke projectresultaat moet zijn:

• Hoe ziet dat er precies uit?
• Wat hoort er wel en niet in de scope van het project?
• Wat zijn de milestones?
• Wie is daar verantwoordelijk voor?
• Welke templates gebruiken we en hoe houden we elkaar op de hoogte van de voortgang?

Ze maken afspraken over feiten, planningen, processen en structuren en zorgen daarmee dat het project “in control” is.

‘In control’, maar ‘langs elkaar’
In deze situatie zijn het de formele zaken die nodig zijn om het instrument projectmanagement juist in te zetten en daarmee de resultaten optimaal te kunnen sturen. En dan blijkt na enige tijd dat de samenwerking in het project niet lekker loopt. Onbegrip en irritaties leiden tot escalaties, herstelactiviteiten en vele overlegmomenten. Het is alsof beide partijen niet volgens dezelfde afspraken werken, zich verschuilen achter regels en procedures en elkaar niet helemaal vertrouwen….

Met de afspraken over wat we leveren en hoe we dat doen, raken we misschien wel elkaar, en de reden waarom we met elkaar samenwerken, kwijt.

Klanten vragen ons geregeld om projectmanagers, contractmanagers en teams rondom leiderschap en de wijze van samenwerken te begeleiden. Dat geldt bij de samenwerking tussen bovengenoemde klant, de externe contractor en ook in de wereld van infrastructuur en industrie.

Best for Project
Natuurlijk is het heel belangrijk om in een projectplan of de contractafspraken expliciet te maken hoe de gewenste resultaten er uit zien. Uiteraard bespreek je onderling of jullie hetzelfde beeld hebben van SMART afspraken. Maar voor echt samenwerken ligt de sleutel naar resultaat in de wijze waarop jullie samenwerken met alle belanghebbenden.

Met wie werk je samen?
In onze visie wordt samenwerken in een project werkelijk een succes als je elkaar ècht leert kennen in een vroeg stadium. In onze ontwikkelprogramma’s en team coaching zorgen we dat deelnemers met elkaar delen wat voor eenieder de belangen zijn. Bij onze klant ging het om de prestatie indicatoren en normeringen: de wijze waarop de bezoekers de ontvangstruimte waarderen. Oftewel de perceptie van een aangename temperatuur door de gebruikers van het gebouw bleek veel belangrijker dan het optimaal technisch onderhoud van de installaties.

Samen Samenwerken
In een bijeenkomst hebben we de belangrijkste betrokkenen bij elkaar gebracht met de vraag: Wat is jouw grotere verlangen waardoor jullie nu gaan samenwerken? Samen onderzoeken we wat elkaars drijfveren en waarden zijn; Welke persoonlijke voorkeuren spelen een rol in de wijze waarop we met elkaar omgaan? Wat betekenen termen ‘ontzorgen’ en ‘verantwoording nemen’ voor beide partijen? En hoe kunnen we daar een gemeenschappelijke betekenis aan geven? In onze programma’s creëren we met de deelnemers verrassende inzichten over belangen en verhoudingen. Dan verschuift de beleving van ‘What’s in it for me?’ naar een collectief uitgangspunt van ‘What’s best for Project’.

Ècht begrijpen
Met communicatie op een dieper niveau ontstaat het begrip voor elkaars positie, belangen en voorkeuren in de omgang. En vanzelfsprekend helpen de templates en structuren om de planning strak te houden en adequaat te sturen. De aanpak van Humind zorgt ervoor dat we elkaar echt begrijpen, elkaar laten excelleren, progressie kunnen maken en verstoringen tijdig voorkomen. En allemaal conform de specificaties, beschikbare tijd en budget.

Wil je meer weten over onze programma’s en werkelijk in control zijn?
Maak dan vrijblijvend een afspraak via info@humind.nl of bel met Martijn Voorn op nummer: 06-25028454