Project in control maar elkaar kwijt?!

FOCUS OP RESULTAAT OF PROJECT IN CONTROL?

Voor jou als lezer met projectmanagement-ervaring zal dit herkenbaar zijn. Een van onze klanten heeft een openbare aanbesteding uitgeschreven voor beheer en onderhoud van haar gebouwen. Ze heeft naar goed gebruik een projectstartup georganiseerd: Samen met de winnaar van de aanbesteding spreken ze door wat het uiteindelijke projectresultaat moet zijn; hoe ziet dat er precies uit? Wat hoort er wel en niet in de scope van het project? Wat zijn de milestones en wie is daar verantwoordelijk voor? Welke templates gebruiken we en hoe houden we elkaar op de hoogte van de voortgang? Ze maken afspraken over feiten, resultaten, processen en structuren en zorgen daarmee dat het project “in control” is.

‘In control’, maar ‘elkaar kwijt’
Allemaal formele zaken die nodig zijn om het instrument project-management juist in te zetten en daarmee de resultaten optimaal te kunnen sturen… toch? En toch blijkt na een tijdje dat de samenwerking in het project niet lekker loopt. Irritaties en onbegrip leiden tot escalaties en “formele waarschuwingen”. Het is alsof beide partijen niet volgens dezelfde afspraken werken, zich verschuilen achter regels, elkaar niet vertrouwen….. Met de afspraken over wat we leveren en hoe we dat doen raken we misschien wel elkaar en de reden waarom we met elkaar samenwerken kwijt?

Klanten vragen ons geregeld om binnen projectstartups de wijze van samenwerken te begeleiden. Dat geldt bij de samenwerking tussen bovengenoemde klant en de externe leverancier, maar bijvoorbeeld bij de renovatie van een grote brug waarin verschillende dochterbedrijven van een bouwmaatschappij samen een huzarenstukje moeten opleveren.

‘Best for Project’
Natuurlijk is het heel belangrijk om in een projectplan of de contractafspraken expliciet te maken hoe de gewenste resultaten er uit zien. Uiteraard bespreek je onderling of jullie hetzelfde beeld hebben van SMART afspraken. Maar voor echt samenwerken in een project ligt de sleutel om resultaten te behalen in de wijze waarop jullie samenwerken als projectmanager, pmo, projectleden, opdrachtgever en wie nog meer. In onze visie wordt samenwerken in een project pas een succes als je elkaar ècht leert kennen in een vroeg stadium. In onze ‘samen in het project’ startup zorgen we dat deelnemers met elkaar delen wat voor eenieder de belangen zijn. In het geval van onze klant ging het om normstellingen: de wijze waarop de bezoekers de ontvangstruimte waarderen, of de perceptie van een aangename temperatuur door de gebruikers van het gebouw bleek veel belangrijker dan het optimaal technisch onderhoud van de verwarmingsinstallatie.

In een bijeenkomst hebben we de belangrijkste betrokkenen bij elkaar gebracht met de vraag: Wat is jouw grotere verlangen waardoor jullie nu gaan samenwerken? Samen onderzoeken wat elkaars drijfveren en waarden zijn; Welke persoonlijke voorkeuren spelen een rol in de wijze waarop we met elkaar omgaan. Wat betekenen termen ‘ontzorgen’ en ‘verantwoording nemen’ voor beide partijen en hoe kunnen we daar een gemeenschappelijke betekenis aan geven? Met deze manier van starten leveren wij de deelnemers verrassende inzichten over belangen en verhoudingen. Daarmee creëren we een houding waarmee ‘What’s in it for me?’ verschuift naar ‘What’s best for our Project’.

Ècht begrijpen
Dit begrip voor elkaars positie, verlangen en voorkeuren in de omgang, zorgt voor communicatie op een dieper niveau. Natuurlijk, de templates en milestones helpen om de planning strak te houden en adequaat te kunnen sturen op verstoringen. En onze ‘samen in het project’ startup zorgt ervoor dat we elkaar ècht begrijpen, snelheid kunnen maken en verstoringen op tijd kunnen voorkomen of omzeilen. Allemaal conform de specificaties, beschikbare tijd en budget.

Wil je meer weten over onze visie op samenwerken? Kijk dan op www.Humind.nl en maak een afspraak voor een goed gesprek!